Gestão Operacional

Por Marcos Thadeu Rodrigues*

A Empresa é o que ela faz, é a equipe que possui, é a sua forma de atuar, seja por meio de suas políticas comerciais atrativas e atendimento aos clientes, bons produtos ou serviços, ótima localização e divulgação, mas em algum momento a coisa não vai bem, prejuízos acumulam-se e a perda de participação de mercado é visível a olho nu.

O que está acontecendo?

É comum, logo após algum sucesso, ou mesmo após um crescimento planejado ou não o aparecimento de problemas operacionais, processos confusos e divergências de interesses entre os setores de uma organização, ocasionados até mesmo por falta de atualização e treinamento. O conflito operacional e os desacertos de processos geram toda a sorte de resultados negativos, comprometendo com isso, não apenas o quadro de colaboradores (clientes internos), bem como o atendimento dos interesses dos (clientes externos) a fonte de receita da empresa. Os resultados negativos começam a se acumular e os conflitos geram desagregação entre as equipes, que por finalidade, deveriam atuar em sintonia e em busca dos resultados positivos almejados.

As operações e processos de uma empresa não podem ser encarados de forma a não receber a devida importância e acompanhamento constante. Os processos e operações são a estrutura que gera os resultados, sejam eles negativos ou positivos, mas apenas por intermédio dessa logística interna e/ou externa é que se atinge um ponto qualquer da performance empresarial.

E agora?  O que fazer?

Os problemas operacionais estão por toda parte! Os processos são confusos e geram retrabalhos! A empresa está imergindo em caos! Os ânimos estão abalados e a desmotivação é aparente no semblante dos colaboradores! O programa de qualidade foi relegado aos manuais engavetados!

Os problemas operacionais sempre podem ser sanados e os processos aprimorados, Independentemente do tamanho da empresa e das circunstâncias atuais. As deficiências e os problemas devem ser identificados, utilizando ferramentas que abranjam todas as áreas da empresa, sejam elas administração, financeira, comercial, recursos humanos, marketing, estoque, cadeia de fornecimento, produção, contabilidade, TI, etc. Entretanto, um profissional deve ser direcionado ou contratado para assumir a função de uma diretoria ou gerência operacional. Apenas tal providencia poderá trazer maior previsibilidade aos processos e operações, de forma a torna-los mais eficientes e lucrativos.

As empresas preocupam-se com a sua localização, os seus produtos ou serviços, preços e prazos, entre outras questões, mas a atenção deve ser direcionada aos seus clientes internos e externos, também, pois são clientes geradores de ativos, cujo desempenho global será comprometido pelos problemas operacionais e erros de processos, gerando insatisfações mútuas.

É fato, toda empresa depende de seus processos e operações para gerar resultados, riquezas e garantir sua sobrevivência, e muitos são os recursos que o gerente de operações tem ao seu dispor para medir o desempenho, não apenas para determinar onde estão os problemas, mas para adotar as soluções necessárias e corrigi-los, criando e fixando referenciais de excelência, os quais poderão demonstrar com muita rapidez qualquer desvio de padrão futuro.

Por que melhorar as operações da empresa?

As operações e processos adequados faz com que a empresa tenha um produto ou serviço melhor, proporciona a obtenção de maiores lucros, tendo como consequência a fidelidade e satisfação de seus clientes.

Abordando um pouco de prática. Como identificar onde estão os problemas? O Gerente Operacional tem à sua disposição algumas técnicas que podem ser utilizadas para análise de processos de uma empresa.

A melhora e restruturação dos processos da empresa podem ser atingidas por meio de levantamento e a utilização de dados matemáticos e científicos. Essa análise deve envolver todas as áreas para:

  • Implementar  as melhorias com as mudanças necessárias aos processos administrativos, de produção, compras, dentre outros, eliminando setores que não agregam valores aos processos, gerando benefícios aos clientes internos e externos.
  • Contemplar melhorias no processo de produção.
  • Otimizar a infraestrutura da empresa.
  • Melhorar a segurança do estoque e garantir a cadeia de fornecimento.

Para atingir os objetivos de identificação de problemas e estruturação dos processos é necessária a subdivisão do trabalho, com a finalidade de criar tarefas que abranjam a totalidade de setores e suas operações.

É imperativo que:

  • Os processos sejam ilustrados com (Fluxogramas), demonstrando o início, meio e fim.
  • Procurar identificar se existem meios mais eficientes para a operacionalização do processo.
  • Buscar os valores agregados gerados pelos processos.
  • Identificar cada momento do processo, se: Operação, Movimento, Atraso, Espera, Inspeção, Decisão, etc.

É importante entender que um processo possuirá valor agregado apenas por uma operação ou decisão, os demais movimentos devem ser analisados quanto à necessidade de permanência no fluxo.

A partir desse estágio existe um ponto de partida para observar os pontos que demandam melhora no processo, mas apesar de o fluxograma ser uma ferramenta importante, deve-se ter em mente que não é prudente a realização de mudanças pautadas apenas nessa análise, uma vez que, de acordo com as particularidades da empresa, alguns processos podem apresentar um elevado nível de complexidade. Para as situações que assim exigirem, é aconselhável outras abordagens, e alguns Modelos de Simulações podem ser apropriados para maior previsibilidade das partes e do todo envolvido nos processos. A simulação, empregada com pensamento criativo e compromisso das partes envolvidas, podem gerar  soluções inovadoras, criando em muitas situações, diferenciais competitivos imbatíveis em curto prazo pela concorrência.

Não obstante ao que foi abordado até aqui, vale uma menção aos cuidados com a Análise do (Caminho Crítico) de um processo. Esta análise envolve o (Tempo Mínimo) em que um processo ou um projeto pode ser terminado. Trata-se de uma análise aplicada para desenvolvimento de produtos e tarefas baseadas em projetos. O (Caminho Crítico), proporciona meios para identificação das tarefas (Dependentes), (Antecedentes), e as que ocorrem em (Paralelo). Para garantir melhor eficácia é mais indicada à utilização de gráficos como o de Gantt e o Pert, para desenhar os gráficos das tarefas. É imprescindível entender que, tudo isso ocorre em uma linha de tempo, comandando o início, meio e fim de processos e/ou projetos.

Em se tratando de (Operações) os gerentes estão envolvidos com a (Qualidade), também! Total Quality Management – TQM, ISO 9000, Melhoria Contínua – Kaizen, 5 S, etc.

Aplicar a qualidade aos processos é necessário e importante, requer muito trabalho e atenção. É um processo progressivo e contínuo, pois a todo o momento, busca-se a excelência, identificando melhorias e formas mais inovadoras de realizar o que é necessário, atuando como diferenciais competitivos e meios de se diminuir custos.

A (Qualidade) dentro de uma organização é um processo que necessita de planejamento e muito treinamento, para que faça parte do negócio e traga os benefícios esperados. É um processo de custo elevado e diretamente dependente do apoio da alta administração, conscientização, participação e envolvimento de todos os colaboradores da empresa, com liberdade para criar e sugerir, elogiar e criticar em sua área e outras, apenas com tais direitos e atribuições, poderá a organização atingir os seus objetivos e a satisfação de seus clientes internos e externos.

Observa-se que todo o processo envolvendo a identificação, análise e adequação dos processos e operações, é na realidade uma reengenharia, implementando mudanças profundas, redesenhando os processos de trabalho com a finalidade de melhorar radicalmente a eficiência e eficácia da empresa, direcionada ao âmbito global de velocidade, produto, serviço, custos e qualidade.

O trabalho do Gestor Operacional não se restringe ao que foi mencionado até este ponto, mas estende-se por todas as áreas e setores da empresa envolvidos com as operações e seus resultados.

A saber:

  • Gestão de estoque – armazenamento e compras e cadeia de fornecimento (Suplaichain). Recebimento e entrega – Just-in-time (JIT).
  • Planejamento de recursos de produção/fabricação – MRP (Manufaturing Resource Planning).
  • Operações de vendas e marketing; Pesquisa de mercado e cliente; Desenvolvimento de novos produtos e processos; Produtividade, competição de preços e promoções; Prazos de entrega.
  • Benchmarking – Adquirir experiências e melhorias com a ampliação da visão analisando casos de sucesso em outras organizações. Essa atitude trará benefícios para a empresa como um todo, aproveitando melhorias que outras organizações pagaram elevado custo para atingir.
  • Adequação das instalações físicas; Espaço e suas condições.

Recursos Humanos; Carga de trabalho; Análise dos processos; Organização do negócio; Segurança e saúde; CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes; Segurança; Incentivos.

As questões ambientais dentro e fora das instalações da empresa.

O fato é que, quando uma empresa é analisada por meio de seus relatórios financeiros, muito pode ser identificado sobre sua forma de atuar. Os resultados podem ser o motivo pelo qual uma organização sinta-se obrigada a rever seus processos e operações, e apenas através de análises minuciosas de suas operações os problemas poderão ser identificados, para partindo daí iniciar todo o trabalho voltado à eliminação das deficiências, direcionando todo esforço/trabalho em direção aos processos e operações que tragam previsibilidade para os resultados necessários à sobrevivência e crescimento do negócio. A empresa deve atuar com a máxima clareza junto à sua equipe, deixando-a ciente de todos os passos, comunicando todo o progresso e resultados formalmente, disponibilizando informações que ilustrem o sucesso alcançado, demonstrando o quanto todos estão ganhando com as mudanças e melhorias.

A Gestão Operacional é uma ciência dentro da ciência da Administração.

*Economista, pós-graduado, MBA em gestão comercial.

Fonte: Administradores.com

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