Por Kelly C. Gallinari
Esta Coluna é publicada as Segundas Feiras
Já participou de reunião onde muito se discute e na se decide? E de reuniões que só servem para marcar outra reunião? Também tem as MATA-LEÃO, cujo objetivo é eliminar o inimigo. Tem reuniões que varam a noite. E ainda tem aquelas que o único assunto que não é discutido é o da pauta. Tem gente que só vai para comer o bombom e o petit four.
A reunião é um dos grandes complicadores na ‘desorganização do tempo’. Sem planejamento e direcionamento, estes encontros atrasam a vida profissional das pessoas que usam esta ferramenta de trabalho de forma errada. Tem muita gente correndo de reuniões. E não é à toa.
Vamos pensar sobre alguns fatores que podem determinar o sucesso ou o fracasso de um encontro destes:
1 – A reunião é necessária? – Sugira uma reunião apenas se quiser ouvir opiniões a respeito do assunto em questão. Uma reunião monólogo não é uma reunião, é um pronunciamento.
2 – Pauta – Liste o assunto, em ordem de discussão, e envie para os participantes antes mesmo da reunião. Desta forma, as pessoas terão tempo de pensar no assunto com antecedência e já levar as dúvidas e/ou apontamentos a respeito. No caso de assuntos não relacionados com a pauta surgirem durante a reunião, pare tudo e diga que este não é o fórum adequado para esta discussão e que, em outra oportunidade, falarão a respeito.
3 – Duração da reunião – com a pauta pronta, conseguirá estimar o tempo da reunião. Esse item é fundamental para que consiga liderar as discussões no tempo estimado. Item simples mas de extrema importância na organização do seu dia e dos participantes.
4 – Quem deve participar da reunião? – Não polua o encontro. Os convidados devem estar diretamente ligados ao assunto e terem participação ATIVA na discussão. Pessoas que devem apenas SABER das decisões não precisam ser convidadas; devem apenas receber a ATA, posteriormente. Envie um convite para os participantes, no mínimo, com 4 dias de antecedência com a pauta, dia, horário e duração da reunião.
5 – Início da reunião – Quatro coisas são importantes:
• A reunião deve iniciar, impreterivelmente, no horário agendado. Se você ficar esperando os retardatários, acostumará mal os participantes. Na próxima, acharão normal se atrasarem. Caso contrário, ficarão constrangidos em chegar após o início do encontro.
• Inicie a reunião falando dos assuntos que serão discutidos e decididos. Este é o OBJETIVO da reunião.
• Lembre a todos o tempo da reunião. Isto fará com que, também, passem a se regrar com relação ao horário. Afinal de contas, prolongar a reunião atrasará os outros compromissos e isto não é benéfico para ninguém.
• Defina quem fará a ATA da reunião. Formalizar as discussões é importante para dúvidas futuras. Registro feito, compromisso firmado.
6 – Durante a reunião – Siga a pauta e não deixem os assuntos dispersarem. Caso isto ocorra, retome a discussão inicial lembrando que outros assuntos farão parte de outros fóruns. Isto é liderar o encontro.
7 – Final da reunião – Informe para todos a duração da reunião, o que foi decidido e as pendências/responsabilidades. Confrontem as discussões com o objetivo citado no início. Façam um confronto. Se conseguiram discutir os assuntos propostos e na duração ideal, parabenize os participantes. Caso contrário, proponha novos desafios para uma próxima reunião.
Conseguir gerir o tempo e conquistar ganhos produtivos são habilidades essenciais para profissionais de alta performance. Comecem organizando as reuniões. Este hábito, certamente, servirá de alicerce para a mudança de outros que ainda estiverem atrapalhando a organização do seu dia.
Abraços e até mais.
Kelly Cavalcanti Gallinari – Coach
