Planejamento Estratégico de um jeito simples e divertido

Por Kelly Gallinari

Esta Coluna é publicada as Segundas Feiras.

Planejar é determinar ações futuras, considerando possíveis acontecimentos e obstáculos, que resultem a um objetivo pré-determinado. Antecipar-se e investir tempo na reflexão sobre o futuro, além de minimizar imprevistos, proporciona qualidade às ações e, por conseqüência, ao resultado final. Esta prática é comum (ou deveria ser) à liderança e aos comitês executivos das empresas.

Já palestrei sobre o assunto para executivos e para profissionais com cargos estratégicos e a troca de informações sempre foi muito proveitosa. Em uma destas ocasiões, um executivo me procurou depois da palestra e questionou se eu poderia ensinar ‘Planejamento Estratégico’ para seus analistas e técnicos da empresa. De imediato, considerei a idéia interessante e, antes de aceitar, questionei o motivo. O executivo de me disse que gostaria de compartilhar com toda a empresa, e não só a liderança, seus idéias estratégicos e, mais do que isso, gostaria que toda a empresa (o que inclui os técnicos e analistas) pudessem colaborar. E ainda acrescentou: “Se eu tiver 1600 funcionários pensando estrategicamente ao invés de 100, imagina quantas melhorias tenho a possibilidade de implantar”.

Lógico, aceitei.

O desafio estava lançado. Como ensinar este assunto para pessoas que não tinham contato com o universo estratégico da empresa?

O que compartilho com vocês, daqui para frente, é a dinâmica do treinamento que utilizei e espero que possam aproveitá-la no dia-a-dia profissional de vocês.

Utilizei o lúdico para ensinar o tema para estes profissionais. Todo o conteúdo foi ensinado tendo como ‘pano de fundo’ uma receita de bolo. O nome do treinamento era Planejamento Estratégico: a receita que dá certo. Vamos aos detalhes:

1 – Ambientalização: Todos ganharam chapéus de cozinheiros e aventais. Toda a sala foi contextualizada como se fosse uma cozinha.

2 – Descrição dos elementos do Planejamento Estratégico:

2.1– Nome da Receita – Na ocasião, utilizei uma receita de bolo com base, mas qualquer receita vale. O nome da receita (Bolo de chocolate, Torta de Atum, …) é o OBJETIVO ESTRATÉGICO da empresa em questão. É necessário fazer entender que o resultado final, obrigatoriamente, é aquele. Se a receita for de bolo de chocolate, de nada adiantará conseguirem fazer um delicioso bolo de cenoura. Pode ser bom, mas incompatível com o esperado.

2.2– Ingredientes – Os ingredientes são os recursos que a empresa dispõe para a realização do objetivo. Como recursos entende-se colaboradores (competências, habilidades e conhecimentos), budget, tecnologia, mobiliário, estrutura predial, fornecedores, treinamentos, comunicação interna. Cada item, ou ingrediente, foi discutido para que conseguissem entender como cada um contribuía dentro da empresa. Muitos desconheciam alguns recursos e, naquele momento, tiveram a oportunidade de abrir o leque para novas idéias e formas de concretizá-las. Quase 70% do treinamento é focado nos ingredientes. Afinal de contas, a escolha de ingredientes errados compromete toda execução da tarefa.

2.3– Modo de preparo – Como fazer condiz em como manipular os recursos, ou ingredientes, de forma a extrair o seu melhor e, assim, garantir o melhor resultado. Planos de ações e obstáculos são discutidos neste momento para garantir uma execução eficiente. Neste momento, tiveram a possibilidade de sugerirem diferentes formas de fazer o ‘bolo’ e, também, as conseqüências destas ações. Pensaram, também, nos possíveis obstáculos (término do gás, falta de um ingrediente, falta da batedeira…) e já planejarem planos de ações B’s, C’s e D’s. Foi neste momento, que também falamos sobre a divisão de tarefas e como são dependentes uma da outra.

3 – Mão na massa – Providenciei um local onde contava com uma cozinha completa. Neste momento do treinamento, entreguei a todos os ingredientes da receita do bolo sugerido no treinamento e eles tiveram a possibilidade de fazer o bolo em sala de aula. Da mesma forma que anteriormente, escolheram os ingredientes necessários, elaboraram o modo de preparo (ações e divisão de tarefas) e a execução. Para um grupo, disponibilizei batedeira e para o outro não. Para um grupo, entreguei a colher de pau e para o outro não. E assim fui dividindo os recursos

4 – Reflexão – Enquanto os bolos estavam no forno, discutimos como foi pensar estrategicamente sobre a confecção do bolo, a falta de recursos, as idéias inovadoras que surgiram para suprir os imprevistos e para melhorar os processos já existentes.

5 – Resultado – Enfim, os bolos estavam prontos e todos estavam ansiosos para verificar se o objetivo estratégico havia sido cumprido. Terminamos o treinamento nos deliciando com os feitos das equipes.

Após este treinamento, outras ações na empresa foram implantadas para incentivar a participação de TODOS na contribuição do alcance dos objetivos estratégicos. Agora, já conscientes de como funcionava a dinâmica da elaboração destes objetivos, conseguiram aumentar, ainda no primeiro mês, 46% a participação ativa dos funcionários no plano de idéias internas.

Pois é, meu povo. Feliz daquele que entende que a empresa não se resume ao comitê executivo. O front-line não pode, em hipótese alguma, ser desconsiderado. Pelo contrário, engajá-los é garantia de melhorias antes nunca nem pensadas.

Claro que o treinamento tem particularidades que só em sala de aula para apresentar. Mas espero que tenham gostado da proposta de trabalho.

Abraços e até mais.

Kelly Cavalcanti Gallinari -Coach

www.ecoach.com.br

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