Seis dicas de gestão do tempo

Por Gustavo Rocha,

Uma das questões mais críticas em todas as organizações hoje em dia é a gestão do tempo. Não adianta, o dia continua tendo 24 horas, temos que dormir pelo menos 8 horas, almoçar, jantar, nos deslocarmos pra lá e para cá, então, horas trabalhadas e produtivas são outros quinhentos…

Em reportagem recente, Jason Womack sugeriu 6 dicas de produtividade em relação tempo no dia a dia empresarial. As ideias são simples, fáceis de aplicar.

Deixo abaixo as 6 dicas e alguns comentários meus:

1. Atenha-se à regra de 15 minutos

Womack recomenda organizar o seu dia de trabalho em pedaços de 15 minutos. Segundo o especialista porque 15 minutos é tempo suficiente para fazer alguma coisa e curto o suficiente para organizar o seu dia. Se você trabalha oito horas por dia, você tem 32 períodos de 15 minutos. A jornada de trabalho de 10 horas rende 40 períodos de 15 minutos.

Quando você tem que agendar uma reunião ou conferência que pode ter uma hora de duração, Womack recomenda iniciá-la 15 minutos após a hora e terminá-la na hora. Ele acredita que as pessoas podem realizar em 45 minutos (isto é, três períodos de 15 minutos) tudo o que pensam precisar de 60 minutos para fazer. Uma reunião de 45 minutos obriga você a ter foco e ir direto ao ponto e ainda rende 15 minutos extras para cuidar de outro item da sua lista de afazeres.

Se você não conseguir fazer tudo em 15 minutos, lhe dê mais 15 minutos e termine. O mais importante não é exatamente os 15 minutos, mas sim o fato de que tudo que você faz tem um tempo cronometrado. Você pode escrever artigos em 30 minutos, pode fazer um recurso no mesmo prazo. Depende exclusivamente da complexidade e dedicação que você dá ao fazer a tarefa. Começar uma petição, atender o telefone, responder emails e lembrar das compras do supermercado não é ter foco…

2. Saiba dar uma tarefa por concluída

Continuar a trabalhar em algo quando já se fez o que essencialmente era para ter sido feito é uma significativa perda de tempo que a maioria dos profissionais sequer tem consciência.

Saiba que algumas batalhas são perdidas e devemos ter o foco na guerra. Nem sempre recuar é perder. Perder tempo em algo “morto” é que é a verdadeira perda de tempo.

3. Elimine as distrações

O conselho Womack é para evitar distrações específicas. Se seu gerente está propenso a interrompê-lo com perguntas, antecipe-se a ele. Transforme em rotina abordá-la para dar feedback de suas atividades, em horários mais tranquilos para ele, logo no início do dia.

Outra dica de Womack: Se você precisa fazer uma pergunta rápida para alguém, e deseja evitar o risco de ser pego em uma conversa prolongada em torno o assunto, ligue para a pessoa alguns minutos antes da hora cheia. Há uma grande chance desta pessoa não ter tempo para bate-papo, também, por conta de um compromisso pré-agendado.

Mais uma vez o foco é trazido a baila. Sem foco, você quer fazer mil coisas ao mesmo tempo. Não tem como dar certo. Concentre-se nas tarefas, busque as pessoas envolvidas, tenha na mão todas os elementos para a tomada de decisão. São ideias simples que dão mais valor ao tempo que temos.

4. Identifique verbos que precisam de atenção

Womack recomenda organizar sua lista de afazeres em torno de verbos, como elaboração, revisão, preparação e programação. Essas são tarefas que você pode geralmente completar em um período de 15 minutos e que ajudam a mover um projeto maior para a frente, diz ele.

Se você tem uma grande variedade de verbos em sua lista de afazeres, tais como planejar, discutir, criar ou implementar, tente substituí-los por etapas da ação, acrescenta Womack. Isso vai ajudá-lo a reduzir a sensação de estar sobrecarregado.

Em bom português também: Use agenda. Coloque todos seus afazeres em uma agenda e organize seu tempo de maneira ordenada conforme os verbos de ação.

5. Esteja preparado para um bônus de tempo

A próxima vez que você descobrir que seu vôo atrasou ou o seu médico está atrasado, não fique irritado. Você acabou de ganhar um “bônus”. Se você levar algum trabalho com você onde quer que vá, como sugere Womack, você terá a chance de realizá-lo _ responder a um e-mail, retornar uma ligação, revisar uma proposta ou elaborar um plano.

Fundamental. Se alguém lhe deixou esperando, verifique emails, delete os menos importantes, responda os mais simples. Atitudes como esta dão um grande ganho de tempo no momento de chegar ao escritório para responder os mais importantes ou complexos.

6. Use atalhos de e-mail

Womack observa que tanto o BlackBerry quanto o iPhone permitem aos usuários criar atalhos de teclado para o envio de e-mail. Ele criou vários atalhos de teclado que reutiliza frequentemente. Por exemplo, se alguém envia um e-mail a Womack pedindo-lhe informações sobre como usar o Microsoft Outlook de forma mais eficaz, tudo que ele tem que fazer é digitar o seu atalho, “OL”, que preenche automaticamente o seu e-mail com uma resposta padrão para a pergunta. (Este vídeo demonstra como criar esses atalhos de teclado no iPhone 4S. E este mostra como criá-los em um BlackBerry.)

Womack defende a tese de que o uso desses atalhos o tem feito economizar uma tonelada de tempo desde que ele desenvolveu várias respostas para algumas das perguntas mais comuns que as pessoas fazem a ele. O impedem de ter que recriar a resposta toda vez que alguém envia uma dúvida recorrente por e-mail.

Além destes citados, um outro que recomendo é as respostas pré-determinadas dentro do Gmail. Vá em Configurações, labs e ative as respostas pré-determinadas. Vale a pena.

Enfim,

Em termos de tempo e tarefas tudo depende do SEU gerenciamento, contudo, com estas dicas e principalmente se você observar o que e quanto tempo leva para fazer cada tarefas, seu dia pode ser muito mais produtivo.

Gustavo Rocha é Advogado Pós-Graduado em Direito Empresarial e  Diretor da Consultoria GestaoAdvBr www.gestao.adv.br

Fonte: Administrdores.com

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