Por Antonio Braga
Importante: É o que traz resultados, é relevante e se refere a valor. São tarefas que merecem prioridades.
Urgente: Refere-se a prazo, exigindo atenção imediata para execução da tarefa.
A matriz da Administração do Tempo, de Merrill Douglas, demonstra como fazer a diferença entre tarefas importantes e tarefas urgentes, de modo a ser mais eficiente dentro do tempo de que se dispõe:
A) Tarefas importantes e urgentes: São tarefas que exigem atenção imediata, pois têm valor, mas os prazos de execução estão se esgotando. É o quadrante das crises ou problemas, que, quando ocorrem, devem ser solucionados imediatamente, a fim de evitar maiores proporções, com consequências danosas. Aqui estão os profissionais apagadores de incêndio. Exemplos: a reclamação de clientes, prazo de entrega de produtos expirando, declaração do Imposto de Renda no último dia, meta de venda na última semana do mês etc.
B) Tarefas importantes e não urgentes: São tarefas relevantes em termos de valor e resultados, pois podem ser planejadas e executadas de acordo com os prazos estabelecidos. Aqui está o gerenciamento das atividades dentro do tempo de que se dispõe, tendo como consequência a eficiência e produtividade. Exemplos: Planejamento de longo prazo, treinamentos (venda, atendimento, liderança), manutenção preventiva, meta de venda monitorada, desenvolvimento de relacionamentos etc.
C) Tarefas Urgentes e não importantes: São tarefas tidas como urgentes, mas que não se traduzem em resultados importantes. Mesmo que o prazo esteja expirando a perda não terá maiores consequências, portanto sem valor significativo. Exemplos: Interrupções constantes, atender celular, internet, relatórios sem futuro etc.
D) Tarefas não urgentes e não importantes: São tarefas desperdiçadoras de tempo, pois consomem tempo e não agregam valor. Exemplos: perda de tempo com discussões intermináveis (futebol, política), bate-papos constantes no cafezinho, pequenas tarefas, atividades agradáveis etc.
Com base nessa matriz, as tarefas A´s precisam ser feitas imediatamente, as B´s devem ser feitas dentro do prazo programado, enquanto as C´s poderão ser feitas ou não. Já as D´s devem ser evitadas.
Como as tarefas importantes não são tão urgentes, vão ficando para depois, quando na realidade carecem de ações proativas. Por serem geralmente postergadas, transformam-se em crises, exigindo execução imediata. A verdade é que se reage sobre a urgência, quando o correto é agir sobre o que é importante.
Antonio Braga é Engenheiro Agrônomo, especializado em vendas, consultor, escritor, palestrante e instrutor de vendas. e-mail: sagracv@terra.com.br Site: www.sagracv.com.br
