Importante e Urgente , eis a dùvida!

Por Antonio Braga

Quantas horas têm o seu dia? Sem nenhuma dúvida, nem um segundo a menos que 24 horas, como é o de todo mundo. Mas o que você faz nessas 24 horas? Aí as respostas já são diferentes para as pessoas. Muitas dizem que se o dia tivesse 30 horas ainda era pouco. Já outras fazem bastante no tempo de que dispõe e ainda ajudam os que não têm tempo.As pessoas sem tempo vivem correndo contra o tempo e estão sempre angustiadas e estressadas por não conseguirem executar suas tarefas diárias. Com isso, os dias vão passando e cada vez mais essas atividades vão ficando acumuladas. A procrastinação já faz parte da atitude de pessoas assim, que estão sempre falando que precisam arranjar um tempinho para colocar sua vida nos trilhos, mas nunca conseguem fazer isso.Onde está então a diferença entre as pessoas que aproveitam bem o tempo e as que não conseguem ser produtivas? As pessoas eficientes são planejadas, executam suas atividades com base em prioridades, elegendo as tarefas por ordem de importância. Ao contrário, as não produtivas não fazem essa distinção, pois para elas tudo é importante e urgente, passando a executar tarefas que consomem tempo e não trazem resultados. Quando caem na real, agem como se fossem eternos apagadores de incêndios.

Importante: É o que traz resultados, é relevante e se refere a valor. São tarefas que merecem prioridades.

Urgente: Refere-se a prazo, exigindo atenção imediata para execução da tarefa.

A matriz da Administração do Tempo, de Merrill Douglas, demonstra como fazer a diferença entre tarefas importantes e tarefas urgentes, de modo a ser mais eficiente dentro do tempo de que se dispõe:

A) Tarefas importantes e urgentes: São tarefas que exigem atenção imediata, pois têm valor, mas os prazos de execução estão se esgotando. É o quadrante das crises ou problemas, que, quando ocorrem, devem ser solucionados imediatamente, a fim de evitar maiores proporções, com consequências danosas. Aqui estão os profissionais apagadores de incêndio. Exemplos: a reclamação de clientes, prazo de entrega de produtos expirando, declaração do Imposto de Renda no último dia, meta de venda na última semana do mês etc.

B) Tarefas importantes e não urgentes: São tarefas relevantes em termos de valor e resultados, pois podem ser planejadas e executadas de acordo com os prazos estabelecidos. Aqui está o gerenciamento das atividades dentro do tempo de que se dispõe, tendo como consequência a eficiência e produtividade. Exemplos: Planejamento de longo prazo, treinamentos (venda, atendimento, liderança), manutenção preventiva, meta de venda monitorada, desenvolvimento de relacionamentos etc.

C) Tarefas Urgentes e não importantes: São tarefas tidas como urgentes, mas que não se traduzem em resultados importantes. Mesmo que o prazo esteja expirando a perda não terá maiores consequências, portanto sem valor significativo. Exemplos: Interrupções constantes, atender celular, internet, relatórios sem futuro etc.

D) Tarefas não urgentes e não importantes: São tarefas desperdiçadoras de tempo, pois consomem tempo e não agregam valor. Exemplos: perda de tempo com discussões intermináveis (futebol, política), bate-papos constantes no cafezinho, pequenas tarefas, atividades agradáveis etc.

Com base nessa matriz, as tarefas A´s precisam ser feitas imediatamente, as B´s devem ser feitas dentro do prazo programado, enquanto as C´s poderão ser feitas ou não. Já as D´s devem ser evitadas.

Como as tarefas importantes não são tão urgentes, vão ficando para depois, quando na realidade carecem de ações proativas. Por serem geralmente postergadas, transformam-se em crises, exigindo execução imediata. A verdade é que se reage sobre a urgência, quando o correto é agir sobre o que é importante.

Antonio Braga é Engenheiro Agrônomo, especializado em vendas, consultor, escritor, palestrante e instrutor de vendas. e-mail: sagracv@terra.com.br  Site: www.sagracv.com.br

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